Voditelj obrade
Voditelj obrade je Fluent Media Studio, obrt za digitalne usluge, Zavrtnica 17, 10000 Zagreb, Hrvatska, OIB: 35045493332, email: info@fluentmedia.net. Voditelj obrade odlučuje o svrhama i načinima obrade osobnih podataka u okviru platforme Papaj Invoice.
Koje podatke obrađujemo
Obrađujemo samo podatke potrebne za rad usluge. Većinu podataka unosiš sam, a manji dio nastaje automatski tijekom korištenja platforme.
Email adresa, lozinka u kriptiranom obliku, jednokratni kod za potvrdu emaila te, ako se prijavljuješ Google računom, osnovni podaci tog računa (email i ime).
Ime i prezime, telefon, status onboardinga te podaci o tvrtki: naziv, OIB, PDV ID, adresa, IBAN i SWIFT, logotip, potpis i pečat ako ih učitaš.
Naziv ili ime kupca, OIB ili PDV ID, kontakt osoba, email, telefon i adresa — podaci koje sam unosiš u modul Kupci ili u pojedini račun.
Sadržaj izdanih dokumenata (stavke, iznosi, datumi, status) te podaci o pretplati: plan, status, razdoblje, identifikatori pretplate kod obrađivača plaćanja.
Podaci nužni za rad i sigurnost usluge: sesijski zapisi, tehnički logovi poslužitelja koji mogu sadržavati IP adresu i vrstu preglednika te zapisi o pogreškama.
Ne prikupljamo posebne kategorije osobnih podataka i ne provodimo automatizirano donošenje odluka ni profiliranje.
Podaci klijenata koje unosiš u platformu
Kada u platformu unosiš podatke svojih kupaca, ti si voditelj obrade tih podataka, a Fluent Media Studio u odnosu na njih djeluje kao izvršitelj obrade — obrađujemo ih isključivo po tvojoj uputi, radi pružanja usluge.
- Ti osiguravaš pravnu osnovu za unos i obradu podataka svojih kupaca.
- Ti odgovaraš za točnost tih podataka i za informiranje svojih kupaca o obradi.
- Ti odlučuješ koje podatke unosiš — unosi samo ono što je potrebno za izdavanje dokumenta.
- Zahtjeve svojih kupaca (npr. brisanje) provodiš sam u aplikaciji; na zahtjev pomažemo tehnički.
Svrhe i pravne osnove obrade
| Svrha | Pravna osnova |
|---|---|
| Otvaranje računa i pružanje usluge izrade dokumenata | Izvršenje ugovora |
| Naplata pretplate i izdavanje potvrde o plaćanju | Izvršenje ugovora i zakonska obveza |
| Transakcijski emailovi (potvrda emaila, naplata, obavijesti) | Izvršenje ugovora |
| Sigurnost sustava, sprječavanje zloupotrebe i podrška | Legitimni interes |
| Neobavezni kolačići (funkcionalni i, ako se uvedu, analitički) | Privola |
| Čuvanje računovodstvene dokumentacije o pretplati | Zakonska obveza |
Razdoblja čuvanja
- Podaci računa i profila: dok je korisnički račun aktivan, uz razumni rok nakon prestanka korištenja.
- Dokumenti i podaci kupaca koje si unio: dok ih sam ne izbrišeš ili do zatvaranja računa.
- Podaci o naplati pretplate: u rokovima propisanima računovodstvenim propisima.
- Jednokratni kodovi za potvrdu emaila: kratkotrajno, do iskorištenja ili istjeka.
- Tehnički logovi: kratkoročno, u mjeri potrebnoj za sigurnost i otklanjanje smetnji.
- Zapis o privoli za kolačiće: do 12 mjeseci ili do promjene odluke.
Primatelji i obrađivači
Podatke dijelimo isključivo s pružateljima koji su stvarno uključeni u rad platforme, i to u minimalnom potrebnom obimu:
- Pružatelj baze podataka i autentifikacije — sigurna pohrana podataka platforme i prijava korisnika.
- Stripe — obrada kartičnih plaćanja pretplate. Podatke o kartici obrađuje isključivo Stripe; mi ih ne vidimo i ne pohranjujemo.
- Resend — dostava transakcijskih emailova (potvrda emaila, obavijesti o naplati) s adrese no-reply@fluentmedia.net.
- Pružatelj hostinga — posluživanje aplikacije i tehnički logovi.
- Pružatelj AI modela — obrada upita koje sam pošalješ u ugrađenom pomoćniku unutar aplikacije, radi generiranja odgovora.
Podatke ne prodajemo i ne otkrivamo trećima osim navedenim obrađivačima te nadležnim tijelima kada nas na to obvezuje zakon.
Međunarodni prijenosi
Pojedini navedeni obrađivači imaju infrastrukturu ili sjedište izvan Europskog gospodarskog prostora. U tim slučajevima prijenos se provodi na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije ili druge valjane pravne osnove, uz odgovarajuće zaštitne mjere.
Sigurnosne mjere
- Enkripcija prometa (HTTPS) između tvog preglednika i platforme.
- Pravila pristupa na razini baze podataka, tako da svoje podatke vidiš samo ti.
- Potvrda identiteta jednokratnim šesteroznamenkastim kodom pri registraciji.
- Lozinke se pohranjuju isključivo u kriptiranom obliku i nisu nam vidljive.
- Načelo minimalnog pristupa: podacima se pristupa samo kada je to nužno za podršku.
Tvoja prava
Zatraži kopiju osobnih podataka koje o tebi obrađujemo.
Ispravi netočne podatke — većinu možeš urediti sam u Postavkama.
Zatraži brisanje podataka koje nismo dužni čuvati zakonom.
Zatraži da privremeno ograničimo obradu dok se ne razjasni sporno pitanje.
Uloži prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu.
Preuzmi svoje podatke u strojno čitljivom formatu, gdje je primjenjivo.
Povuci privolu za kolačiće ili drugu obradu koja se na njoj temelji.
Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja. Privolu za kolačiće možeš promijeniti u svakom trenutku putem Politike kolačića.
Kontakt i pritužbe
Zahtjev za ostvarivanje prava pošalji na info@fluentmedia.net. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od 30 dana. Radi zaštite tvojih podataka možemo zatražiti dodatnu provjeru identiteta.
Ako smatraš da obrađujemo podatke protivno propisima, pritužbu možeš uputiti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb.
Izmjene Pravila privatnosti
Pravila ažuriramo kada uvedemo novu funkcionalnost, promijenimo obrađivača ili kada to zahtijevaju propisi. O bitnim izmjenama obavještavamo emailom ili obavijesti u aplikaciji, a datum zadnje izmjene uvijek je naveden na vrhu ove stranice.